Ce que vous allez apprendre :

INTRODUCTION

0.1. Pourquoi cette réforme ?

La facturation constitue un processus transversal de l'entreprise.
Elle concerne :

• les équipes commerciales ;
• les achats ;
• la comptabilité ;
• la fiscalité ;
• la trésorerie ;
• les systèmes d'information ;
• les clients ;
• les fournisseurs ;
• la direction financière ;
• la direction générale.

Une évolution du processus de facturation ne constitue donc pas simplement un projet comptable.

C'est un projet d'entreprise.

Une modification du format des factures peut avoir des conséquences sur :

• les logiciels ;
• les données ;
• les workflows ;
• les contrôles ;
• les délais de traitement ;
• les rapprochements comptables ;
• la TVA ;
• les relations clients/fournisseurs ;
• l'archivage ;
• la piste d'audit.

0.2. La question centrale

L'objectif n'est pas uniquement :
« Comment envoyer une facture électronique ? »

La véritable question est :
Comment sécuriser l'ensemble du processus de facturation dans le nouvel environnement réglementaire et technique ?

Il faut donc raisonner en termes de flux.

0.3. Le cycle global

On peut représenter le processus ainsi :
Commande
↓
Livraison / réalisation de la prestation
↓
Facturation
↓
Transmission
↓
Contrôles
↓
Acceptation / rejet / refus
↓
Comptabilisation
↓
Paiement
↓
Déclaration fiscale
↓
Archivage / conservation

La réforme vient modifier plusieurs étapes de cette chaîne.

MODULE 1 — COMPRENDRE LA RÉFORME

Le programme source prévoit notamment l'étude de l'origine et des objectifs de la réforme, du calendrier, des acteurs de l'écosystème, de l'annuaire et de la typologie des flux. 

1.1. Les objectifs de la réforme

La réforme poursuit plusieurs objectifs.

Objectif 1 — Moderniser les échanges

Le modèle traditionnel repose encore largement sur :

• PDF ;
• papier ;
• saisie manuelle ;
• envoi par e-mail ;
• ressaisie comptable.

La facturation électronique vise à favoriser des échanges davantage structurés et automatisés.

Objectif 2 — Améliorer la connaissance des transactions

La transmission de données structurées doit permettre à l'administration fiscale de disposer d'informations plus directement exploitables.

Objectif 3 — Lutter contre la fraude à la TVA

La réforme s'inscrit notamment dans une logique de meilleure détection des anomalies et de sécurisation des informations relatives aux transactions.

Objectif 4 — Simplifier les processus

Une facture correctement structurée peut permettre davantage d'automatisation :

• intégration dans l'ERP ;
• rapprochement commande/facture ;
• contrôle des données ;
• workflow de validation ;
• comptabilisation.

1.2. Pourquoi le sujet concerne la DSI ?

La facture n'est plus uniquement un document.

Elle devient également un flux de données.

Cette évolution est fondamentale.

Une entreprise doit donc s'interroger sur :

• son ERP ;
• son logiciel de facturation ;
• son logiciel comptable ;
• ses outils achats ;
• ses interfaces ;
• ses bases clients ;
• ses bases fournisseurs ;
• ses solutions d'archivage ;
• ses plateformes d'échange.

1.3. Les acteurs de l'écosystème

Le programme source identifie notamment :

• le PPF ;
• les plateformes agréées ;
• l'annuaire. 

Il est essentiel de comprendre que l'entreprise n'évolue pas seule dans ce dispositif.

Elle se trouve au centre d'un écosystème :

Entreprise
↔
Solution de facturation / ERP
↔
Plateforme
↔
Plateforme du client
↔
Client

avec, en parallèle, la transmission des informations nécessaires à l'administration fiscale.

1.4. L'annuaire

L'annuaire joue un rôle essentiel dans l'acheminement des factures.

Il permet notamment d'identifier le destinataire et les modalités selon lesquelles les échanges doivent être effectués.

Dans un projet de mise en conformité, les données d'identification des clients et fournisseurs deviennent donc stratégiques.

Une donnée erronée peut avoir une conséquence opérationnelle.

Exemple

Une entreprise dispose de 8 000 clients.

Si les informations nécessaires à l'acheminement des factures sont incomplètes ou incorrectes, le problème n'est plus seulement informatique.

Il devient :

• commercial ;
• comptable ;
• organisationnel ;
• fiscal.

1.5. Identifier les flux concernés

Avant toute décision technique, l'entreprise doit réaliser une cartographie de ses flux.

On peut commencer par poser les questions suivantes :

Qui facture ?

• société française ;
• établissement ;
• filiale ;
• indépendant ;
• société étrangère.

À qui ?

• entreprise française ;
• particulier ;
• organisme public ;
• entreprise étrangère ;
• client non assujetti.

Pour quelle opération ?

• vente de biens ;
• prestation de services ;
• opération intracommunautaire ;
• export ;
• vente à distance.

Comment ?

• ERP ;
• logiciel de facturation ;
• Excel ;
• plateforme ;
• saisie manuelle.

CAS PRATIQUE 1

Cartographier le périmètre

Une entreprise française réalise :

• 60 % de son chiffre d'affaires avec des entreprises françaises ;
• 20 % avec des particuliers français ;
• 10 % avec des entreprises européennes ;
• 10 % avec des clients situés hors UE.

Elle reçoit également :

• 4 000 factures fournisseurs par an ;
• dont 70 % de fournisseurs français ;
• 20 % européens ;
• 10 % hors UE.

Travail demandé

Identifier :

1. les flux domestiques ;
2. les flux internationaux ;
3. les flux B2C ;
4. les flux entrants ;
5. les flux sortants ;
6. les données à cartographier ;
7. les outils actuellement utilisés.

Objectif pédagogique : comprendre que la mise en conformité commence par une cartographie et non par le choix immédiat d'un logiciel.

MODULE 2 — COMPRENDRE LA FACTURE ÉLECTRONIQUE

Le programme distingue explicitement la facture électronique de la facture PDF et prévoit l'étude des formats structurés tels que Factur-X, UBL et CII. 

2.1. Qu'est-ce qu'une facture électronique ?

Une facture électronique ne doit pas être confondue avec une facture simplement dématérialisée.

Cette distinction est fondamentale.

2.2. PDF ≠ nécessairement facture électronique

Prenons deux situations.

Situation A

L'entreprise crée une facture dans son logiciel.

Elle génère un PDF.

Elle l'envoie par e-mail.

Le document est numérique.

Mais cela ne signifie pas nécessairement qu'il répond à la définition réglementaire de la facture électronique applicable dans le cadre de la réforme.

Situation B

La facture contient des données structurées permettant leur transmission et leur traitement automatisé selon les modalités prévues.

La logique est différente.

À retenir

Numérique ne signifie pas automatiquement électronique au sens réglementaire.

2.3. Les formats structurés

Le programme cite notamment :

Factur-X

Format hybride associant :

• une représentation lisible ;
• des données structurées.

UBL

Format structuré reposant sur XML.

CII

Autre format structuré permettant de transmettre les données de facturation.

L'enjeu pour l'entreprise est de déterminer quels formats sont compatibles avec :

• son système ;
• ses partenaires ;
• sa plateforme ;
• ses processus internes.

2.4. La facture devient une donnée exploitable

Une facture classique peut être considérée comme un document.

Dans un environnement structuré, on s'intéresse également aux données :

• numéro de facture ;
• date ;
• vendeur ;
• acheteur ;
• montant HT ;
• TVA ;
• montant TTC ;
• devise ;
• lignes de facture ;
• références ;
• conditions de paiement.

La qualité de ces données devient donc essentielle.

2.5. Les mentions obligatoires

Une facture doit respecter les règles applicables en matière de mentions obligatoires.

Dans le cadre de la réforme, de nouvelles informations doivent également être intégrées selon les échéances et les situations concernées.

Principe de prudence

L'entreprise doit éviter de traiter les mentions obligatoires comme une simple liste documentaire.

Elle doit vérifier :

Où l'information existe-t-elle dans mon système ?

Par exemple :

SIREN client → base client

Adresse → référentiel client

Conditions de paiement → ERP

TVA → moteur fiscal / ERP

Nature de l'opération → paramétrage commercial/comptable

La conformité dépend donc directement de la qualité des données sources.

CAS PRATIQUE 2

PDF ou facture électronique ?

Pour chacune des situations, le participant doit déterminer si elle correspond à une simple dématérialisation ou à une facture électronique au sens de la réforme.

Situation 1

Une facture papier est scannée puis envoyée en PDF.

Situation 2

Une facture est générée en PDF et envoyée par e-mail.

Situation 3

Une facture est produite dans un format structuré et transmise via le dispositif prévu.

Situation 4

Une facture Factur-X est générée par l'ERP.

Débrief

L'objectif est de faire comprendre la différence entre :

document numérique

et

flux électronique structuré répondant aux exigences réglementaires.

MODULE 3 — LE CYCLE DE VIE DE LA FACTURE

Le programme prévoit l'étude du dépôt, des contrôles, de la mise à disposition du client, de l'acceptation, du refus, des litiges, du paiement et des différents statuts. 

3.1. Une facture ne se résume pas à son émission

Le cycle de vie doit être envisagé comme une succession d'étapes.

Schéma pédagogique

Émission
↓
Dépôt / transmission
↓
Contrôles
↓
Mise à disposition
↓
Acceptation / traitement
↓
Comptabilisation
↓
Paiement
↓
Déclaration / reporting
↓
Archivage

3.2. Le dépôt

La facture est transmise selon les modalités prévues par l'écosystème.

À ce stade, plusieurs contrôles peuvent intervenir.

L'entreprise doit donc être capable de savoir :

• si la facture a été reçue ;
• si elle a été acceptée techniquement ;
• si elle a été rejetée ;
• pourquoi ;
• quelle action doit être engagée.

3.3. Rejet technique et refus métier

Cette distinction est fondamentale.

Rejet technique

Le problème concerne par exemple :

• format ;
• donnée obligatoire ;
• structure ;
• transmission ;
• identification.

Refus métier

La facture a pu être correctement transmise mais le destinataire conteste par exemple :

• le montant ;
• la prestation ;
• la quantité ;
• la commande ;
• le destinataire ;
• les conditions commerciales.

Le traitement n'est donc pas le même.

3.4. Les statuts

Le programme cite notamment :

• déposée ;
• rejetée ;
• refusée ;
• encaissée. 

Il faut apprendre à ne pas confondre :

statut technique

et

statut métier

et à déterminer quelles conséquences chacun entraîne.

3.5. Les anomalies

Une entreprise doit définir une procédure lorsqu'une facture présente une anomalie.

Exemple :

Une facture de 15 000 € est rejetée parce qu'une donnée obligatoire est incorrecte.

Qui intervient ?

• comptabilité ?
• ADV ?
• informatique ?
• commercial ?
• fiscaliste ?

Quel délai ?

Quelle correction ?

La réponse doit être prévue avant le démarrage opérationnel.

3.6. TVA et cycle de vie

Le programme prévoit explicitement l'étude du lien entre les statuts de la facture et l'exigibilité de la TVA. 

Il est donc essentiel de ne pas traiter la réforme uniquement comme un projet informatique.

Les équipes fiscales et comptables doivent déterminer les conséquences des différents événements du cycle de vie.

3.7. Les cas particuliers

Le programme prévoit notamment l'étude de :

• facture B2B domestique ;
• autofacturation ;
• facture multi-commandes ;
• avoir ;
• facture rectificative ;
• prestations de services ;
• option sur les débits ;
• notes de frais ;
• clients non assujettis. 

Ces situations doivent être intégrées à la cartographie.

CAS PRATIQUE 3

Une facture rejetée

Une entreprise transmet une facture à son client.

Le système indique :

REJET

Le service commercial estime que la facture est correcte.

La comptabilité pense qu'il s'agit d'un problème technique.

La DSI demande au service comptable de vérifier la facture.

Questions

1. Qui doit qualifier le rejet ?
2. Est-il technique ou métier ?
3. Quelle information doit être vérifiée ?
4. Qui corrige ?
5. Une nouvelle facture doit-elle être émise ?
6. Quelles conséquences pour le traitement comptable et fiscal ?
7. Comment conserver la trace de l'anomalie ?

Message clé

La gestion des exceptions doit être conçue avant la mise en production.

MODULE 4 — E-INVOICING ET E-REPORTING

Le programme distingue explicitement les deux dispositifs et prévoit notamment l'étude des opérations B2C, internationales et des encaissements. 

4.1. E-invoicing

Le e-invoicing concerne la transmission électronique des factures dans les situations entrant dans son champ.

Il faut donc identifier :

• qui facture ;
• qui reçoit ;
• la nature de l'opération ;
• le pays ;
• le statut fiscal des parties.

4.2. E-reporting

Le e-reporting répond à une logique différente.

Il concerne notamment certaines opérations qui ne relèvent pas du même circuit que les factures B2B domestiques.

Le programme cite notamment :

• B2C ;
• international ;
• encaissements. 

4.3. La distinction fondamentale

L'entreprise doit donc éviter de construire une seule catégorie « factures électroniques ».

Elle doit construire une matrice des flux.

4.4. Les données de transaction

Le programme prévoit notamment les données relatives :

• aux transactions ;
• aux paiements. 

Cela implique de savoir :

Quelles données sont disponibles aujourd'hui ?

et :

Où sont-elles stockées ?

4.5. Prestations de services

Les prestations de services nécessitent une attention particulière en raison des règles relatives notamment aux encaissements et aux débits.

Il faut donc rapprocher :

• nature de la prestation ;
• régime de TVA ;
• facturation ;
• encaissement ;
• système comptable.

4.6. Opérations internationales

Il faut distinguer notamment :

• opérations intracommunautaires ;
• exportations ;
• ventes à distance ;
• opérations B2C ;
• opérations avec des clients non assujettis.

Le programme prévoit explicitement ces cas spécifiques. 

CAS PRATIQUE 4

Cartographie des flux

Pour chacune des opérations suivantes, déterminer le traitement à analyser :

1. Vente B2B à une société française.
2. Vente B2C à un particulier français.
3. Prestation à une entreprise allemande.
4. Export vers une société suisse.
5. Prestation de service avec encaissement différé.
6. Vente à distance.
7. Facture d'avoir.
8. Note de frais.

Le participant doit ensuite identifier :

• le système source ;
• les données disponibles ;
• le flux ;
• le traitement fiscal ;
• les éventuelles données de reporting.

MODULE 5 — IMPACTS SUR LES SYSTÈMES D'INFORMATION

Le programme prévoit l'analyse des impacts sur les SI, des flux structurés, des master data, des risques de non-conformité et cite notamment l'exemple d'un environnement SAP. 

5.1. La réforme est un projet SI

Une entreprise doit identifier toutes les applications intervenant dans la chaîne :

CRM
↓
ERP
↓
Facturation
↓
Comptabilité
↓
Plateforme
↓
Archivage
Mais aussi :

Achats
↓
Réception facture
↓
Contrôle
↓
Workflow
↓
Comptabilisation

5.2. Les master data

Les données de référence sont particulièrement importantes.

Exemples :

• identité client ;
• identité fournisseur ;
• adresse ;
• identifiants ;
• numéro de TVA ;
• conditions de paiement ;
• devise ;
• comptes comptables ;
• codes produits ;
• codes TVA.

Une mauvaise donnée peut provoquer :

• un rejet ;
• une anomalie ;
• un mauvais acheminement ;
• une erreur comptable ;
• une anomalie fiscale.

5.3. Le rôle des différents acteurs

La mise en conformité nécessite généralement une collaboration entre :

Direction financière

Pilote les enjeux financiers et comptables.

Fiscalité

Sécurise le traitement fiscal.

DSI

Analyse :

• architecture ;
• interfaces ;
• données ;
• sécurité ;
• flux.

AMOA

Traduit les besoins métier en exigences fonctionnelles.

Métiers

Décrivent les processus réels.

Le programme source prévoit précisément l'analyse des rôles respectifs du fiscaliste, de l'AMOA et de l'IT. 

CAS PRATIQUE 5

Identifier les responsabilités

Une entreprise souhaite mettre en conformité son processus de facturation.

Qui doit :

• définir les règles fiscales ?
• cartographier les processus ?
• choisir la solution ?
• paramétrer l'ERP ?
• nettoyer les données ?
• tester les flux ?
• former les utilisateurs ?
• suivre les rejets ?
• contrôler les anomalies ?

Objectif

Faire comprendre que la réforme nécessite une gouvernance transverse.

MODULE 6 — CONSTRUIRE LA FEUILLE DE ROUTE

Le programme prévoit explicitement l'élaboration d'un plan d'action comprenant notamment :

• audit des flux ;
• mise en conformité des données ;
• phase de test ;
• pilotage du projet. 

6.1. Étape 1 — Auditer

Identifier :

• les flux ;
• les outils ;
• les volumes ;
• les clients ;
• les fournisseurs ;
• les données ;
• les interfaces.

6.2. Étape 2 — Analyser les écarts

Pour chaque flux :

Situation actuelle

vs.

Situation cible

Identifier :

• ce qui fonctionne ;
• ce qui doit être modifié ;
• ce qui doit être remplacé ;
• ce qui doit être automatisé.

6.3. Étape 3 — Nettoyer les données

Priorité aux données critiques.

Créer une matrice :

6.4. Étape 4 — Choisir et paramétrer

L'entreprise doit ensuite définir :

• architecture cible ;
• solutions ;
• interfaces ;
• règles de traitement ;
• contrôles ;
• workflow ;
• archivage.

6.5. Étape 5 — Tester

Les tests doivent couvrir :

Cas nominal

La facture passe correctement.

Cas d'erreur

Une donnée est absente.

Cas de rejet

La plateforme refuse la facture.

Cas de refus métier

Le client refuse la facture.

Cas particulier

Avoir, autofacturation, prestation, international, etc.

6.6. Étape 6 — Former

Les utilisateurs doivent savoir :

• créer ;
• contrôler ;
• suivre ;
• corriger ;
• traiter les anomalies ;
• comprendre les statuts.

6.7. Étape 7 — Piloter

Créer des indicateurs :

• taux de factures correctement transmises ;
• taux de rejet ;
• taux de refus ;
• délai moyen de traitement ;
• délai moyen de paiement ;
• nombre d'anomalies ;
• nombre de corrections ;
• qualité des données.

FEUILLE DE ROUTE TYPE

ÉTUDE DE CAS FINALE

« Vous êtes responsable du projet de mise en conformité »

Situation

Vous travaillez pour une entreprise réalisant :

• 25 000 factures clients par an ;
• 8 000 factures fournisseurs ;
• plusieurs milliers de clients ;
• des ventes B2B et B2C ;
• des opérations internationales ;
• des prestations de services.

L'entreprise utilise :

• un ERP ;
• un CRM ;
• un outil de facturation ;
• un logiciel comptable ;
• une solution d'archivage.

La direction vous demande :

« Préparez-nous à la réforme. »

Étape 1 — Que devez-vous identifier ?

Les flux.

Étape 2 — Que devez-vous analyser ?

Les processus et les systèmes.

Étape 3 — Que devez-vous vérifier ?

La qualité des données.

Étape 4 — Qui devez-vous mobiliser ?

• direction financière ;
• fiscalité ;
• comptabilité ;
• IT ;
• métiers ;
• AMOA ;
• direction.

Étape 5 — Que devez-vous tester ?

Les cas nominaux et les exceptions.

Étape 6 — Que devez-vous produire ?

Une feuille de route de mise en conformité.

ÉVALUATION FINALE

Le programme source prévoit une évaluation des compétences tout au long de la formation, notamment par auto-évaluation et/ou évaluation par le formateur, ainsi qu'une évaluation à chaud et une évaluation à froid visant à vérifier le transfert des acquis en situation de travail. 

Je recommande donc de terminer la journée par :

10 questions de validation

1. Quelle est la différence entre dématérialisation et facturation électronique ?
2. Quels sont les principaux acteurs de l'écosystème ?
3. Quel est le rôle de l'annuaire ?
4. Quels sont les principaux formats structurés étudiés ?
5. Quelle différence entre rejet technique et refus métier ?
6. Quels sont les principaux statuts d'une facture ?
7. Quelle différence entre e-invoicing et e-reporting ?
8. Pourquoi les master data sont-elles stratégiques ?
9. Quels acteurs doivent participer au projet ?
10. Quelles sont les principales étapes d'une feuille de route de mise en conformité ?

SYNTHÈSE À RETENIR

La réforme de la facturation électronique ne doit pas être abordée comme un simple changement de format.

Elle implique une transformation du processus global de facturation.

Les cinq réflexes à retenir sont :

1. CARTOGRAPHIER

Identifier tous les flux.

2. QUALIFIER

Déterminer le traitement applicable à chaque flux.

3. SÉCURISER

Vérifier les données et les règles fiscales.

4. AUTOMATISER

Adapter les systèmes et les interfaces.

5. PILOTER

Tester, former, suivre les anomalies et mesurer les résultats.

La conformité ne commence pas par le choix d'un outil. Elle commence par la compréhension des flux de l'entreprise.

Objectifs pedagogiques :

À l'issue de la formation, le participant sera capable de :

• comprendre l'origine et les objectifs de la réforme de la facturation électronique ;
• identifier le périmètre des opérations concernées ;
• distinguer facturation électronique et simple dématérialisation ;
• comprendre les différents formats de factures électroniques ;
• identifier les acteurs de l'écosystème ;
• comprendre le fonctionnement des plateformes ;
• maîtriser le cycle de vie d'une facture électronique ;
• identifier les principaux statuts d'une facture ;
• comprendre les conséquences fiscales et notamment en matière de TVA ;
• distinguer e-invoicing et e-reporting ;
• identifier les opérations relevant du e-reporting ;
• analyser les cas particuliers ;
• identifier les impacts sur les systèmes d'information ;
• cartographier les flux de l'entreprise ;
• identifier les données nécessaires à la réforme ;
• construire une feuille de route de mise en conformité.